Под архивным делом в Российской Федерации понимается деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.
Красноармейский муниципальный район осуществляет свою деятельность, руководствуясь п. 16 ст. 15 Федерального закона от 06.10.2003 г. № 131-ФЗ, Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ., решением № 44 Думы Красноармейского муниципального района от 16.08.2005 № 90 «О формировании и содержании муниципального архива, включая хранение архивных фондов поселений Красноармейского муниципального района».
В связи с реорганизацией организационно-функциональной структуры местной администрации в 2009 году, работа в сфере архивного дела входит в компетенцию специалистов организационного отдела администрации Красноармейского муниципального района. Муниципальный архив находится в здании администрации Красноармейского муниципального района, занимает 4 кабинета под архивохранилище и 1 рабочий кабинет, общая площадь составляет 70,15 кв.м. Общая длина стеллажных полок – 135 погонных метров. Загруженность архивохранилища неуклонно увеличивается. По состоянию на 01.06.2012 год составляет 82 %.
В каждом кабинете архивохранилища имеются огнетушители, однако отсутствует система пожарной сигнализации.
В области формирования Архивного фонда Российской Федерации муниципальным архивом проделана следующая работа:
Источниками комплектования архивных фондов в районе являются 33 организации (предприятия, учреждения, органы местного самоуправления, государственные органы), в которых хранится 2,3 тысячи дел, подлежащих передаче в муниципальный архив по истечении сроков ведомственного хранения.
Согласно действующим правилам хранения архивных документов, предоставление описей упорядоченных документов (постоянного хранения и по личному составу) происходит по истечении 3 лет после завершения календарного года издания документов. В муниципальном архиве района по 2008 год упорядочены документы на 77 % организаций-источников комплектования. Организации-должники: МУЗ «Центральная районная больница» (КГБУЗ «Красноармейская ЦРБ»), Избирательная комиссия Красноармейского муниципального района, Лукьяновское сельское поселение, Таежненское сельское поселение, Рощинское сельское поселение, о чем неоднократно напоминалось должникам главой администрации Красноармейского муниципального района.
Показатели приема, упорядочения документов со времени реализации п. 16 ст. 15 Федерального закона от 06.10.2003 г. № 131-ФЗ
<TBODY> </TBODY>|
Годы |
Прием |
Упорядочение | ||
|
план |
факт |
план |
факт | |
|
2006 |
290 |
911 |
301 |
757 |
|
2007 |
139 |
1112 |
146 |
327 |
|
2008 |
150 |
735 |
115 |
482 |
|
2009 |
102 |
155 |
182 |
228 |
|
2010 |
87 |
128 |
211 |
166 |
|
2011 |
183 |
184 |
145 |
341 |
Из таблицы следует, что практически всегда происходит перевыполнение плана приема и упорядочения документов постоянного (вечного) хранения.
В области обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, в муниципальном архиве сложилась следующая картина:
По состоянию на 01.06.2012 год в архиве района находится 16428 ед. хранения, в том числе 11966 управленческих архивных документов и 4462 документа по личному составу, также хранятся фотодокументы и видеофотограммы. В настоящее время в муниципальном архиве числится 88 фондов, в том числе 62 фонд управленческой документации.
Ведется работа по оказанию методической помощи организациям по делопроизводству. В 2011 году проведено 5 заседаний экспертно-проверочной комиссии муниципального архива, на которых согласовано 6 номенклатур дел, инструкций по делопроизводству 1 организации, Положение экспертной комиссий согласовано для 3 организаций, 145 дел по личному составу; проведено 33 консультации по делопроизводству, формированию, комплектованию и упорядочению архивных документов; 4 проверки делопроизводства и условий обеспечения сохранности документов в организациях, во время которых оказывалась и практическая помощь ответственным за архив, проведена учеба специалистов ответственных за делопроизводство и архив по формированию, комплектованию и упорядочению архивных документов в организациях органов исполнительной власти (присутствовало 27 человек).
В 2011-2012 годах проведены следующие тематические мероприятия с использованием архивных документов:
– подбор фотодокументов к празднованию Дня сельскохозяйственного работника при подготовке к которому использовано 53 ед.хр. архивных документов;
– классный час с учащимися 5 класса в МБОУ СОШ № 10 с. Новопокровка на тему «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации» с использованием архивных документов в количестве 9 ед.хр.;
– подбор документов в количестве 34 ед.хр. для опубликования статей в районной газете «Сихотэ-Алинь»;
– подбор фотодокументов, исторических документов для библиотеки с. Вострецово в рамках подготовки к празднованию 105 лет со дня образования с. Вострецово, в количестве 23 ед.хр.
Увеличилось количество социально-правовых запросов в архив. Если в 1998 году было исполнено 154 запроса, в 2001 году – 405 запросов, в 2005 году – 472 запроса, в 2008 году – 630 запросов, то на 1 января 2012 год . – 832 запроса.
Запросы являются достаточно сложными по структуре для исполнения, что связано с изменениями в законодательстве о пенсионном обеспечении граждан в Российской Федерации, в соответствующие органы необходимо предоставлять сведения о подтверждении стажа работы, нахождении в отпуске по уходу за ребенком, переименованиях, территориальной принадлежности и ликвидациях организаций, заработной плате с выделением больничных листов по уходу за ребенком и компенсации за неиспользуемый отпуск при увольнении и другое.
В 2012 году с положительным результатом исполнено 82 % поступивших запросов. В установленные законодательством сроки исполнены все поступившие запросы.
Число пользователей архивной информацией по состоянию на 01.01.2012 года составило 3931 человек, для исполнения которых использовано 3991 дела.
В рамках реализации административной реформы в Красноармейском муниципальном районе в части регламентации и стандартизации услуг, перевода их предоставления в электронный вид муниципальным архивом (в составе организационного отдела) в 2011 году подготовлено 2 проекта административных регламентов: предоставление муниципальной услуги: «Оказание методической и практической помощи представителям предприятий и организациям по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива», исполнение муниципальной функции «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов».
В муниципальном архиве началось внедрение программного комплекса «Архивный фонд» в тестовом режиме: знакомство с работой программы, изучение функциональных возможностей, ввод базы данных.
В рамках реализации Федерального закона от 09.02.2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» создан раздел «Архив» на официальном сайте администрации Красноармейского муниципального района в сети Интернет: опубликован список фондов архива, график комплектования и упорядочения документов учреждений и предприятий источников комплектования Архивного фонда Приморского края на 2012 год. В настоящее время ведется работа по пересмотру и согласованию списков организаций-источников комплектования муниципального архива Красноармейского муниципального района.
