Об исполнении полномочий по формированию муниципального архива по состоянию на 01.06.2012 года

Об исполнении полномочий по формированию муниципального архива по состоянию на 01.06.2012 года

Под архивным делом в Российской Федерации понимается деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

Красноармейский муниципальный район осуществляет свою деятельность, руководствуясь п. 16 ст. 15 Федерального закона от 06.10.2003 г. № 131-ФЗ, Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ., решением № 44 Думы Красноармейского муниципального района от 16.08.2005 № 90 «О формировании и содержании муниципального архива, включая хранение архивных фондов поселений Красноармейского муниципального района».

В связи с реорганизацией организационно-функциональной структуры местной администрации в 2009 году, работа в сфере архивного дела входит в компетенцию специалистов организационного отдела администрации Красноармейского муниципального района. Муниципальный архив находится в здании администрации Красноармейского муниципального района, занимает 4 кабинета под архивохранилище и 1 рабочий кабинет, общая площадь составляет 70,15 кв.м. Общая длина стеллажных полок – 135 погонных метров. Загруженность архивохранилища неуклонно увеличивается. По состоянию на 01.06.2012 год составляет 82 %.

В каждом кабинете архивохранилища имеются огнетушители, однако отсутствует система пожарной сигнализации.

В области формирования Архивного фонда Российской Федерации муниципальным архивом проделана следующая работа:

Источниками комплектования архивных фондов в районе являются 33 организации (предприятия, учреждения, органы местного самоуправления, государственные органы), в которых хранится 2,3 тысячи дел, подлежащих передаче в муниципальный архив по истечении сроков ведомственного хранения.

Согласно действующим правилам хранения архивных документов, предоставление описей упорядоченных документов (постоянного хранения и по личному составу) происходит по истечении 3 лет после завершения календарного года издания документов.  В муниципальном архиве района по 2008 год упорядочены документы  на 77 % организаций-источников комплектования. Организации-должники: МУЗ «Центральная районная больница» (КГБУЗ «Красноармейская ЦРБ»), Избирательная комиссия Красноармейского муниципального района, Лукьяновское сельское поселение, Таежненское сельское поселение, Рощинское сельское поселение, о чем неоднократно напоминалось должникам главой администрации Красноармейского муниципального района.

Показатели приема, упорядочения документов со времени реализации    п. 16 ст. 15 Федерального закона от 06.10.2003 г. № 131-ФЗ

<TBODY> </TBODY>

Годы

Прием

Упорядочение

план

факт

план

факт

2006

290

911

301

757

2007

139

1112

146

327

2008

150

735

115

482

2009

102

155

182

228

2010

87

128

211

166

2011

183

184

145

341

 

Из таблицы следует, что практически всегда происходит перевыполнение плана приема и упорядочения документов постоянного (вечного) хранения.

В области обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, в муниципальном архиве сложилась следующая картина:

По состоянию на 01.06.2012 год в архиве района находится 16428 ед. хранения, в том числе 11966 управленческих архивных документов и 4462 документа по личному составу, также хранятся фотодокументы и видеофотограммы. В настоящее время в муниципальном архиве числится 88 фондов, в том числе 62 фонд управленческой документации.

Ведется работа по оказанию методической помощи организациям по делопроизводству. В 2011 году проведено 5 заседаний экспертно-проверочной комиссии муниципального архива, на  которых согласовано  6 номенклатур дел, инструкций по делопроизводству 1 организации, Положение экспертной комиссий согласовано для 3 организаций, 145 дел по личному составу; проведено 33 консультации по делопроизводству, формированию, комплектованию и упорядочению архивных документов; 4 проверки делопроизводства и условий обеспечения сохранности документов в организациях, во время которых оказывалась и практическая помощь ответственным за архив,  проведена учеба специалистов ответственных за делопроизводство и архив по формированию, комплектованию и упорядочению архивных документов в организациях органов исполнительной власти (присутствовало 27 человек).

В 2011-2012 годах проведены следующие тематические мероприятия с использованием архивных документов:

– подбор фотодокументов к празднованию Дня сельскохозяйственного работника при подготовке к которому использовано 53 ед.хр. архивных документов;

– классный час с учащимися 5 класса в МБОУ СОШ № 10 с. Новопокровка на тему «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации» с использованием архивных документов в количестве 9 ед.хр.; 

– подбор документов в количестве 34 ед.хр. для опубликования статей в районной газете «Сихотэ-Алинь»;

 – подбор фотодокументов, исторических документов для библиотеки с. Вострецово в рамках подготовки к празднованию 105 лет со дня образования с. Вострецово, в количестве 23 ед.хр.

Увеличилось количество социально-правовых запросов в архив. Если в 1998 году было исполнено 154 запроса, в 2001 году – 405 запросов, в 2005 году – 472 запроса, в 2008 году – 630 запросов, то на 1 января  2012 год . – 832 запроса.

Запросы являются достаточно сложными по структуре для исполнения, что связано с изменениями в законодательстве о пенсионном обеспечении граждан в Российской Федерации, в соответствующие органы необходимо предоставлять сведения о подтверждении стажа работы, нахождении в отпуске по уходу за ребенком, переименованиях,  территориальной принадлежности и ликвидациях организаций, заработной плате с выделением больничных листов по уходу за ребенком и компенсации за неиспользуемый отпуск при увольнении и другое.  

В 2012 году с положительным результатом исполнено 82 % поступивших запросов. В установленные законодательством сроки исполнены все поступившие запросы.

Число пользователей архивной информацией по состоянию на 01.01.2012 года составило 3931 человек, для исполнения которых использовано 3991 дела.

В рамках реализации административной реформы в Красноармейском муниципальном районе в части регламентации и стандартизации услуг, перевода их предоставления в электронный вид муниципальным архивом (в составе организационного отдела) в 2011 году подготовлено 2 проекта административных регламентов: предоставление муниципальной услуги: «Оказание методической и практической помощи представителям предприятий и организациям по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива», исполнение муниципальной функции «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов».

В муниципальном архиве началось внедрение программного комплекса «Архивный фонд» в тестовом режиме: знакомство с работой программы, изучение функциональных возможностей, ввод базы данных.

В рамках реализации Федерального закона от 09.02.2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»  создан раздел «Архив» на официальном сайте администрации Красноармейского муниципального района в сети Интернет: опубликован список фондов архива, график    комплектования и упорядочения документов учреждений и предприятий источников комплектования Архивного фонда Приморского края на 2012 год. В настоящее время ведется работа по пересмотру и согласованию списков организаций-источников комплектования муниципального архива Красноармейского муниципального района.

Правовой портал Нормативные правовые акты в Российской Федерации
Официальный интернет-портал правовой информации