Глоссарий архивных терминов (41)

  • Порядок рассмотрения обращений граждан Российской Федерации
  • Обзоры обращений, информации о результатах их рассмотрения и принятых мерах
  • Личный приём граждан
  • Помощь пользователю

    • Глоссарий архивных терминов (41)

    • 1. Архив

           учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов

      (Термин дан в редакции Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)


      2. Архивное дело в Российской Федерации

           деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

      (Термин дан в редакции Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)


      3. Архивный документ

           материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

      (Термин дан в редакции Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)


      4. Архивный фонд

           совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

      (Термин дан в редакции Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)


      5. Архивный фонд Российской Федерации

         исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

      (Термин дан в редакции Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)


      6. Владелец архивных документов

           государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.

      (Термин дан в редакции Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)


      7. Временное хранение архивных документов

           хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.

      (Термин дан в редакции Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)


      8. Временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации

           хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в порядке, установленном статьей 21 настоящего Федерального закона.

      (Термин дан в редакции Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)


      9. Государственный архив

           федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

      (Термин дан в редакции Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)


      10. Дело

           совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти

      (Термин дан в редакции Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477)


      11. Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации

           хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

      (Термин дан в редакции Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)


      12. Документирование

           фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке.

      (Термин дан в редакции Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477)


      13. Делопроизводство

           деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти.

      (Термин дан в редакции Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477)


      14. Документ

           официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти.

      (Термин дан в редакции Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477)


      15. Документ Архивного фонда Российской Федерации

           архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.

      (Термин дан в редакции Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)


      16. Документооборот

           движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.

      (Термин дан в редакции Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477)


      17. Документы по личному составу

           архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.

      (Термин дан в редакции Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)


      18. Каталог

           межфондовые архивные справочники, в которых сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей) архива сгруппированы по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с определенной схемой классификации документной информации.


      19. Копия документа

           документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.

      (Термин дан в редакции Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477)


      20. Краткий справочник по фондам архива/архивов

           вид путеводителя по фондам архива/архивов, содержащий систематизированный перечень характеристик архивных фондов: включающих названия архивных фондов и справочные данные о них. В краткий справочник могут входить сведения: обо всех хранящихся фондах или об определенной группе фондов (новых поступлениях; рассекреченных и переданных на открытое хранение и др.).


      21. Муниципальный архив

           структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

      (Термин дан в редакции Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)


      22. Научно-справочный аппарат (НСА)

           структурированная совокупность элементов описаний архивных документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска архивных документов и архивной информации.


      23. Негосударственный архив

           архив, созданный негосударственным юридическим или физическим лицом.


      24. Номенклатура дел

           систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения.

      (Термин дан в редакции Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477)


      25. Обзор

           архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные их источниковедческим анализом.


      26. Опись дел и документов

           архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения (единиц учета), закрепления их систематизации внутри фонда и их учета.


      27. Особо ценный документ

           документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.

      (Термин дан в редакции Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)


      28. Подлинник документа

           первый или единственный экземпляр документа.

      (Термин дан в редакции Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477)


      29. Пользователь архивными документами

           государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

      (Термин дан в редакции Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)


      30. Постоянное хранение архивных документов

           хранение архивных документов в архиве органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций.


      31. Постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации

           хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное).

      (Термин дан в редакции Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)


      32. Путеводитель

           архивный справочник, содержащий сведения об архивных фондах архива (архивов) в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления пользователя с их составом и содержанием.

           Видами путеводителя являются путеводитель по фондам архива (архивов); краткий справочник по фондам архива (архивов); тематический путеводитель по фондам архива (архивов). Путеводители подразделяются также на архивные (внутриархивные) и межархивные.


      33. Регистрация документа

           присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму.

      (Термин дан в редакции Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477)


      34. Реквизит документа

           обязательный элемент оформления документа.

      (Термин дан в редакции Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477)


      35. Система научно-справочного аппарата (НСА) к документам архива

           это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, создаваемых на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании архивных документов, включающий обязательные для ведения в архиве архивные справочники (опись дел, документов; путеводитель; систематический каталог) и дополнительные архивные справочники (указатель; обзор).


      36. Служба делопроизводства

           структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях.

      (Термин дан в редакции Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477)


      37. Тематический путеводитель по фондам архива/архивов

           состоит из систематизированного перечня характеристик фондов или частей фондов, содержащих документы по определенной теме (темам).


      38. Экспертиза ценности документов

           изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

      (Термин дан в редакции Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)


      39. Указатель

           архивные справочники, представляющие собой алфавитные, систематические или составленные по какому-либо иному признаку перечни названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров; подразделяются на внутрифондовые, межфондовые, межархивные, а также на тематические, предметные (общие и специальные), хронологические. Разновидностями предметного указателя являются именной и географический указатели.

           Указатели могут быть самостоятельными архивными справочниками в системе НСА архива или входить в состав вспомогательного справочного аппарата к другим типам архивных справочников.


      40. Уникальный документ

           особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности.

      (Термин дан в редакции Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)


      41. Упорядочение архивных документов

           комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

      (Термин дан в редакции Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)